2020
«marcatore di cambiamento e di innovazione»

Il mondo dei meeting e della formazione
cambia velocemente.
I-AM Lab è il laboratorio degli eventi,
per realizzare progetti di alto valore
nei diversi scenari, che il cambiamento ci impone
un passaggio verso un nuovo livello qualitativo
del sapere e dei comportamenti
"La perfezione della tecnologia Albert Einstein e la confusione degli obiettivi sembrano, a mio parere, caratterizzare la nostra epoca" ... mi ritrovai per una selva oscura ché la diritta via era smarrita Nel mezzo del cammin Incentive Travel Convention Meeting Digital IAM Lab FAD & Webinar
MEETING PLANNER EXPERT SINCE 1984

Evento comunicativo, accessibile e innovativo

La pianificazione di un evento, che sia un momento formativo, un progetto di incentivazione, un convegno o un meeting richiede dedizione in termini di tempo e competenza professionale. L'evento può essere fisico oppure virtuale, gestito su piattaforme digitali. Renbel, grazie ad un team multidisciplinare, si propone come interlocutore esperto per la realizzazione di progetti innovativi digitali o ibridi. Un gruppo di specialisti e professionisti che lavora in team, secondo le diverse competenze, sostenendo il board scientifico per produrre, sviluppare e realizzare progetti in linea con le diverse esigenze. Anni di sperimentazione e confronto con i nostri clienti e partner hanno fatto maturare la consapevolezza e l'esperienza per pianificare ogni tipologia evento. Abbiamo imparato ad evitare i passi falsi. Lasciando alla nostra organizzazione gli aspetti operativi e logistici il committente si può concentrarsi nella comunicazione tecnico-scientifica e nella relazione con i partecipanti. Crediamo fortemente nel lavoro di squadra e nella collaborazione tra le diverse competenze che abbiamo coltivato nel gruppo Meet in Action Rete d'Imprese di cui Renbel è socio fondatore e azienda capofila.

A chi si rivolge l'attività di Meeting & Eventi

Renbel Travel Group organizza e promuove meeting, conferenze, viaggi di incentivazione. Programma corsi e seminari a livello nazionale ed internazionale. Lo scopo primario della nostra società è quello di valorizzare e sostenere il ruolo dell’azienda committente e del professionista, assicurando sempre l’ottima riuscita dell’evento. Significativo è il nostro investimento in termini formativi e logistici, per supportare la gestione scientifica e la relativa strumentazione attuativa. Garantiamo il successo degli eventi anche grazie ad un innovativo supporto informativo e tecnologico al servizio delle primarie necessità scientifiche. In ambito formativo ed eventi in sanità la nostra rete di professionisti è composta da 3 Provider ECM nazionali.

Oltre 35 anni di costante innovazione e cambiamento per progettare eventi e meeting sempre attuali!

  • Nello staff Renbel ho trovato persone affidabili e competenti. Hanno collaborato attivamente affinchè il nostro progetto potesse raggiungere i migliori risultati. Sono professionisti, che non si tirano indietro nelle nuove sfide. Le difficoltà contingenti sono state affrontate in modo responsabile e propositivo. Grazie alle diverse competenze si sono dimostrati estremamente efficienti. Sanno fornire risultati creativi, competitivi e coinvolgenti.
    Responsabile Scientifico Convegno Medico

Professionalità e Responsabilità

Ogni evento è unico e inimitabile

Renbel segue un processo ben definito per garantire uno sviluppo controllato ed un’esecuzione impeccabile in sintonia con i committenti.

Definizione degli obiettivi

Definizione degli obiettivi

Qualsiasi evento si progetta secondo obiettivi ben definiti.

Siamo in grado di affiancare l’azienda per determinare le necessità e fornire una soluzione che sia adeguata e superiore alle aspettative.

Piano di fattibilità e progetto preliminare

Piano di fattibilità e progetto preliminare

Il piano di fattibilità per l’organizzazione di un evento viene studiato secondo il target e la tipologia dell’evento stesso. Viene fornita una consulenza per l’individuazione dei servizi organizzativi e la realizzazione di tutte le singole attività. Per poter offrire la soluzione progettuale adatta alla specifica esigenza aziendale sono fondamentali incontri conoscitivi e preparatori. Questi momenti aiuteranno ad identificare obiettivi raggiungibili e quantificabili, una tematica interessante ed il budget corretto.

Stesura del budget, selezione dei fornitori e delle location

Stesura del budget, selezione dei fornitori e delle location

Viene redatto un preventivo analitico dell’evento, suddiviso per singole voci. Il preventivo viene aggiornato periodicamente sulla base dell’evoluzione per fasi del progetto e della previsione delle eventuali entrate, sempre concordando lo sviluppo con il singolo committente o il comitato organizzatore. Grazie ad una capillare diffusione sul territorio nazionale e ai partner esteri possiamo contare su un’approfondita conoscenza di luoghi adatti all’evento. La negoziazione con i fornitori è svolta in accordo con il committente.

Dettaglio delle attività

Attività di gestione del progetto, gestione dei partecipanti, coordinamento dei fornitori

Organizzazione e gestione della logistica, dei viaggi e di tutti i trasferimenti. Partnership con fornitori esperti e collaborazioni collaudate.

Consulenza per la scelta delle location e la gestione dell'ospitalità.
Gestione dei rapporti con i fornitori durante tutto il periodo dell’organizzazione dell’evento.

Consulenza per la scelta del servizio catering più adatto.  La proposta di ristorazione è studiata secondo gli obiettivi e la tipologia dell’evento. Il coordinamento del servizio è seguito a 360 gradi: dallo studio dei menù, alle mise en place e agli allestimenti.

La scelta degli allestimenti per eventi, congressi e serate di gala è seguita con cura da personale esperto.

Conduzione dell'evento guidata da un team di esperti. La nostra società si avvale di un regista internazionale specializzato nella progettazione e nel coordinamento di eventi corporate. Uno staff di professionisti esperti di Health Coaching sviluppa progetti formativi di carattere scientifico.

Vengono realizzate decorazioni floreali per eventi e convegni tramite una rete di fornitori di tendenza.

Collaborano professionisti plurilingue e specilizzati a seconda delle tipologie di servizio da svolgere.

La programmazione dei momenti sociali tiene conto delle finalità del committente e degli orientamenti dei partecipanti.
Le proposte sono sempre commisurate agli interessi professionali, culturali ed artistici degli ospiti o dei partecipanti e viene pensata e realizzata su misura per ogni tipo di evento.

Studio del progetto grafico viene affrontato ed eseguito secondo il concept dell’evento.

La realizzazione degli elaborati stampati e della personalizzazione degli applicativi e dei format viene seguita passo dopo passo.

Servizi fotografici ed equipe video HD professionali organizzati in base alle esigenze, realizzazioni di contributi video, così come i ritratti istituzionali o informali, personali e di gruppo, still life di prodotti e documentazione on site della location.

Viene condotto uno studio attento sui prodotti personalizzati con il coordinamento delle aziende fornitrici, richiesta e verifica delle offerte, alla scelta ed acquisto dei prodotti.

Relativamente ai meeting ed eventi viene supportata la ricerca, l’individuazione ed il contatto di tutti i potenziali sponsor che siano aziende, istituzioni o enti.

La gestione dei contatti e la definizione di un accordo di sponsorizzazione viene seguita con l’individuazione precisa della tipologia dell’intervento e la modalità di partecipazione e visibilità nel progetto (stand espositivo, contributi per ospitalità e quant’altro).

Con il supporto dei nostri consulenti siamo in grado di gestire tutti gli adempimenti burocratici e fiscali finalizzati ad ottenere il contributo.

LE FASI DELL'EVENTO

Durante tutte le fasi organizzative, proponiamo le soluzioni adeguate e gestiamo ogni piccolo dettaglio che contribuirà al successo dell’evento.

Pianificazione Dettagliata

Comunicazione Efficace

Tecnologia Smart

Fase preparatoria

i servizi:

  • Studio dei contenuti e proposta motivazionale,
  • Progettazione concept grafico,
  • Creazione di piattaforme web,
  • Segreteria (registrazione on-line, quote associative, iscrizioni ad eventi, rapporti con sponsor e fornitori),
  • Gestione amministrativa e fiscale

Durante l’evento

curiamo in dettaglio:

  • Accoglienza (ospitalità alberghiera e gestione viaggi e trasferimenti, le esigenze dei partecipanti, degli Opinion Leader, dei relatori e delle figure aziendali di riferimento
  • scelta delle location (incluse le attrezzature multimediali),
  • Servizio Catering,
  • Service Audio Video,
  • Sviluppo e attuazione del programma scientifico e sociale

Dopo l’evento

consolidiamo:

  • Analisi del grado di soddisfazione dei vari attori del progetto,
  • Verifica e rispetto del piano economico,
  • Stesura del consuntivo di spesa,
  • Conclusione degli aspetti contabili e fiscali,
  • Chiusura amministrativa,
  • Lavorazione sui successivi eventi collegati
DETTAGLI

Alcune nostre specializzazioni

SOLUZIONI DIGITALI FAD & WEBINAR

Un importante know-how nel campo della comunicazione a distanza è garantito dal lavoro in rete con le aziende specializzate nelle nuove tecnologie.

Siamo in grado di fornire soluzioni di qualità e sempre competitive nei costi e nella velocità di attuazione.

Soluzioni di comunicazione a distanza: FAD, Webinar e Studi Virtuali

La situazione di emergenza sanitaria iniziata nel 2020 ha accelerato le modalità di svolgimento degli eventi in ambito digitale e virtuale.
Una trasformazione verso il digitale è essenziale per mantenere una comunicazione con i medici e con tutti gli operatori in sanità. Le nuove condizioni hanno imposto ai professionisti del settore medico l'uso massivo della formazione a distanza.
E' nata un'offerta notevole. E' fondamentale garantire il più alto valore scientifico.
La nostra azienda propone e gestisce da molti anni soluzioni digitali estremamente flessibili e competitive.

Il sito web dell'evento rimane una caposaldo della comunicazione:

Un sito dedicato permette a partecipanti e invitati di:

  • Avere accesso 24/7 alle informazioni sugli eventi da qualsiasi computer con accesso a internet
  •  Registrarsi facilmente
  •  Modificare la registrazione on-line senza dover contattare la Segreteria
  •  Visualizzare aggiornamenti in tempo reale
  •  Reperire informazioni sui relatori, sulle attività scientifiche, sulle attività sociali
  •  Gestire i pagamenti on line e relativa fatturazione

EVENTI E CONGRESSI ECM

Sosteniamo la comunicazione e la formazione medico-scientifica nell'organizzazione di eventi formativi ECM.
Collaboriamo con board e Comitati Scientifici, a livello nazionale e internazionale, nell'organizzazione di eventi e congressi.

Renbel Group provvede o assiste a tutte le pratiche relative alla gestione dell’accreditamento ECM dell’evento.
La proposta di gestione degli eventi include una scrupolosa attuazione e rispetto di tutte le procedure in vigore, anche in accordo con i Provider Interni o collegati al committente.
E' in atto una stretta collaborazione con gli Uffici Formazione preposti all'accreditamento ECM delle Aziende Sanitarie Locali e delle Aziende Ospedaliere, al fine di garantire un processo snello e ottimizzato per l'ottenimento dei crediti formativi in medicina.

Lavoriamo in staff con importanti Provider Nazionali e li assistiamo sul territorio nello svolgimento della pratica fino al completamento dell'iter previsto.
Nelle nostre mansioni è inclusa la preparazione dei documenti per la procedura AIFA.

MEETING SOSTENIBILI, ECOLOGICI E RESPONSABILI

L’importanza scientifica di ogni evento non esclude la nostra attenzione affinché un evento sia il più possibile sostenibile, ecologico e responsabile.

Per una maggiore sostenibilità attuiamo una riduzione fino al 90% dei materiali cartacei e degli stampati, proprio grazie all’utilizzo di strumenti elettronici e web. L'utilizzo della piattaforma web per la gestione di tutte le fasi operative, dalle iscrizione dei partecipanti online a tutti i servizi relativi all'evento, permette di ottimizzare la lavorazione.
Anche le comunicazioni tra segreteria organizzativa e segreteria scientifica sono facilitate dalla reperibilità immediata H24 delle situazioni relative a iscrizioni, servizi prenotati e pagamenti online.

Un altro fattore determinante è la ristorazione a filiera corta o a chilometro zero, promuovendo tutti quei fornitori che garantiscono la lavorazione dei prodotti del nostro territorio.
Il cibo in eccesso non viene sprecato grazie al progetto Food for Good promosso da Federcongressi&Eventi.
Anche i servizi di ristorazione prevedono l'utilizzo di materiali riciclabili.
La scelta di prodotti DOP e provenienti da una filiera controllata, ci permette di garantire un'eccellente qualità alimentare dei nostri catering.

ABSTRACT ONLINE

Grazie all'utilizzo di una piattaforma dedicata alla gestione dei contributi scientifici vengono gestite tutte le fasi dalla proposta, alla validazione e fino alla conferma e pubblicazione online.
Tutte queste informazioni e i contenuti sono direttamente visibili e raggiungibili sul sito dedicato.
Si tiene costante corrispondenza con gli autori per informazioni riguardo ogni loro necessità.

LA PRIMA RETE ITALIANA DELLA MEETING INDUSTRY

Renbel è Azienda Capofila e Società Fondatrice di  MEET IN ACTION ITALIA (MIA), la prima rete d’imprese della Meeting Industry costituita in Italia.

Un gruppo di professionisti che si sono riuniti grazie alla fiducia e al rispetto reciproco per creare eventi formativi e motivazionali sempre più incisivi, forti dei singoli bagagli professionali acquisiti e stimolati dalle diverse esperienze professionali.
Ne fanno parte importanti società di organizzazione Eventi e Meeting con sedi operative nelle principale regioni italiane.

Gli obiettivi della “rete” sono molteplici, per citarne alcuni:

– la promozione all’estero per ospitare e gestire eventi e meeting in Italia.

– la diffusione in Italia delle nuove e stimolanti tendenze internazionali nel campo dell’organizzazione di eventi e delle attività formative, proposte sempre più attuali e necessarie per tutti i settori aziendali (tra i vari progetti che sono in svolgimento segnaliamo “saper reinventare se stessi”, “riuso”, “the genius project”, “la responsabilità sociale d’impresa”).

La rete svolge la funzione di coordinamento e interazione tra i soci, che restano comunque indipendenti per le decisioni relative alle proprie aziende.
Come sottolinea Confindustria, le reti d’impresa si distinguono da altre forme di collaborazione in quanto si focalizzano sul perseguimento dello scopo comune, piuttosto che incentrare il rapporto esclusivamente sulla condivisione dei rendimenti.

Alla nostra rete appartengono 3 Provider ECM Nazionali.

I valori di Meet in Action Italia

  • Coordinamento sinergico di 8 aziende aziende con sedi operative in tutte le regioni italiane, con 59 esperti di eventi e meeting profondi conoscitori dei loro territori;
  • Oltre 2.510 eventi e meeting organizzati negli ultimi 5 anni, con una media di 502 progetti ogni anno;
  • Profonda ed ampia conoscenza nella progettazione ed organizzazione di ogni tipo di evento o meeting: congresso, simposio, convention, seminario, kick-off, workshop, advisory board, summit, forum, incentive travel, investigators meeting, speakers forum, fiere;
  • Pianificazione e coordinamento di programmi esperienziali e formative, team building, produzioni artistiche e teatrali, cerimonie e manifestazioni;
  • Aderiamo ai principi della Responsabilità Sociale d'Impresa e della Green Economy;
  • Costantemente aggiornati nelle nuove tecnologie e legislazioni.
  • Certificazioni Professionali CMP, CMM, ROI Institute
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