Renbel propone una consulenza e una progettazione su misura per garantire uno sviluppo controllato ed un’esecuzione impeccabile di ogni evento

Eventi Il Metodo Renbel

La pianificazione di un momento formativo, di un progetto di incentivazione, di un evento o di un meeting costituisce un grosso impegno in termini di tempo ed esperienza.

Renbel Travel Group aiuta a sostenere il carico di lavoro e a fornire il supporto adeguato.

Anni di sperimentazione e confronto con i nostri clienti e partner ci hanno insegnato i passi da evitare ed il nostro team ha la pratica e la sensibilità per pianificare qualsiasi evento.

Lasciando alla nostra organizzazione gli aspetti operativi e logistici il committente si può concentrare nell’ambito della comunicazione tecnico-scientifica e nella relazione con i partecipanti.

Professionalità e Responsabilità

Ogni evento è unico e inimitabile

Renbel segue un processo ben definito per garantire uno sviluppo controllato ed un’esecuzione impeccabile in sintonia con i committenti.

Definizione degli obiettivi

Definizione degli obiettivi

Qualsiasi evento si progetta secondo obiettivi ben definiti.

Siamo in grado di affiancare l’azienda per determinare le necessità e fornire una soluzione che sia adeguata e superiore alle aspettative.

Piano di fattibilità e progetto preliminare

Piano di fattibilità e progetto preliminare

Il piano di fattibilità per l’organizzazione di un evento viene studiato secondo il target e la tipologia dell’evento stesso. Viene fornita una consulenza per l’individuazione dei servizi organizzativi e la realizzazione di tutte le singole attività. Per poter offrire la soluzione progettuale adatta alla specifica esigenza aziendale sono fondamentali incontri conoscitivi e preparatori. Questi momenti aiuteranno ad identificare obiettivi raggiungibili e quantificabili, una tematica interessante ed il budget corretto.

Stesura del budget, selezione dei fornitori e delle location

Stesura del budget, selezione dei fornitori e delle location

Viene redatto un preventivo analitico dell’evento, suddiviso per singole voci. Il preventivo viene aggiornato periodicamente sulla base dell’evoluzione per fasi del progetto e della previsione delle eventuali entrate, sempre concordando lo sviluppo con il singolo committente o il comitato organizzatore. Grazie ad una capillare diffusione sul territorio nazionale e ai partner esteri possiamo contare su un’approfondita conoscenza di luoghi adatti all’evento. La negoziazione con i fornitori è svolta in accordo con il committente.

Prima dell’evento Renbel gestisce

  • lo studio dei contenuti e la proposta motivazionale
  • la progettazione grafica
  • la creazione di piattaforme web che riguardano l’evento e tutti i relativi moduli gestionali e informativi
  • la segreteria (tra cui la registrazione on-line dei partecipanti, le eventuali iscrizioni a pagamento, i rapporti con i fornitori)
  • il rapporto con tutti gli sponsor ed i patrocinatori
  • la gestione amministrativa e fiscale

Durante l’evento Renbel cura

  • l'accoglienza (ospitalità alberghiera e gestione viaggi e trasferimenti)
  • le esigenze dei partecipanti, degli Opinion Leader, dei relatori e delle figure aziendali di riferimento
  • scelta delle location (incluse le attrezzature multimediali)
  • il servizio catering (con attenzione particolare ai prodotti DOP e a chilometro zero)
  • la regia dei momenti chiave dell’evento
  • lo sviluppo e attuazione del programma scientifico e sociale

Dopo l’evento Renbel svolge alcune delle fasi più importanti

  • Analisi del grado di soddisfazione dei vari attori del progetto (tramite varie metodologie da concordare)
  • Verifica e rispetto del piano economico
  • Stesura del consuntivo di spesa
  • Conclusione degli aspetti contabili e fiscali
  • Chiusura amministrativa

Dettaglio delle attività

L’organizzazione della logistica e di tutti i trasferimenti è seguita con cura da fornitori esperti e collaborazioni collaudate.

Viene offerta consulenza per la scelta degli hotel e la gestione delle prenotazioni. La gestione dei rapporti con i fornitori avviene durante tutto il periodo dell’organizzazione dell’evento.

Viene offerta consulenza per la scelta del servizio catering più adatto e anche la proposta di ristorazione è studiata secondo gli obiettivi e la tipologia dell’evento. Il coordinamento del servizio è seguito a 360 gradi: dallo studio dei menù, alle mise en place e agli allestimenti.

La scelta degli allestimenti per eventi, congressi e serate di gala è seguita con cura da personale esperto.

La nostra società si avvale di un regista internazionale specializzato nella progettazione e nel coordinamento di eventi di carattere scientifico.

Vengono fornite decorazioni floreali per eventi e convegni tramite una rete di fornitori di tendenza.

Vengono impiegati professionisti plurilingue e specilizzati a seconda delle tipologie di servizio da ricoprire.

La programmazione dei momenti sociali tiene conto delle finalità del committente e degli orientamenti dei partecipanti.
Le proposte sono per questo commisurate agli interessi culturali e artistici degli ospiti viene pensata e realizzata su misura per ogni tipo di evento.

Studio del progetto grafico viene affrontato ed eseguito secondo il concept dell’evento.
La realizzazione degli elaborati stampati e della personalizzazione degli applicativi e dei format viene seguita passo dopo passo.

Servizi fotografici e video professionali organizzati in base alle esigenze, così come i ritratti istituzionali o informali, personali e di gruppo, still life di prodotti e documentazione on site della location.

Viene seguito lo studio dei prodotti personalizzati con il coordinamento del servizio dalla ricerca delle aziende fornitrici, richiesta e verifica delle offerte, alla scelta ed acquisto dei regali.

Relativamente ai meeting ed eventi viene supportata la ricerca, l’individuazione ed il contatto di tutti i potenziali sponsor che siano aziende, istituzioni o enti.
La gestione dei contatti e la definizione di un accordo di sponsorizzazione viene seguita con l’individuazione precisa della tipologia dell’intervento e la modalità di partecipazione e visibilità nel progetto (stand espositivo, contributi per ospitalità e quant’altro).
Con il supporto dei nostri consulenti siamo in grado di gestire tutti gli adempimenti burocratici e fiscali finalizzati ad ottenere il contributo.

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